Roma, 10 novembre 2020

Prot. FID 998/2020

27^ Assemblea Nazionale FID - Indicazioni operative

La particolare situazione emergenziale rende necessario il rispetto di Protocolli molto rigidi e l’attuazione di specifiche procedure. Pertanto, nel richiamare integralmente il contenuto del vigente Protocollo FID Anti-covid, consultabile sul sito istituzionale FID, che i partecipanti alla Assemblea Nazionale Ordinaria Elettiva saranno chiamati a rispettare con il massimo scrupolo, si comunicano le seguenti disposizioni procedurali finalizzate ad efficientare l’applicazione del protocollo stesso e la durata complessiva dell’assemblea.

Innanzitutto, per chi parteciperà all'Assemblea si ricorda di avere con sé, durante il viaggio, il modello con l’autodichiarazione editabile presente sul sito FID (All. 1), e si consiglia di portare anche l’allegata lettera del Presidente del CONI Giovanni Malagò del 4 novembre (All. 2), la nota del Dipartimento dello Sport della Presidenza del Consiglio dei Ministri del 4 novembre (All. 3), la lettera di convocazione della FID e la delega di voto compilata e firmata insieme ai documenti di riconoscimento necessari.

Durante tutte le operazioni assembleari, nonché durante gli spostamenti interni e, comunque, per tutto il periodo di permanenza presso la struttura alberghiera, i partecipanti dovranno mantenere la distanza di sicurezza interpersonale di almeno 1 metro, evitare abbracci, strette di mano, assembramenti ed indossare correttamente la mascherina (chirurgica o FFP2) Nella sala assembleare è previsto l’obbligo di indossare la mascherina FFP2, che verrà fornita dalla FID, all’interno del kit personale FID-anticovid (contenente: 1 mascherina ffp2, 2 mascherine chirurgiche, 1 minigel disinfettante). Non saranno permesse mascherine in tessuto.

Gli assistenti della segreteria, i collaboratori FID ed il personale della struttura, sono autorizzati dalla FID a richiamare eventuali comportamenti scorretti.

Si chiede di rispettare le più comuni norme igieniche e, quindi, di tossire/starnutire nel gomito e usare fazzoletti di carta, nonché di lavarsi e igienizzare le mani di frequente, con i dispenser che saranno messi a disposizione dall’organizzazione.

Accesso e accrediti

L’accesso di delegati, candidati, e invitati avverrà a partire dalle ore 10.00 dall’ingresso inferiore (piano stradale) dell’Hotel Marriot Courtyard, in via Giuseppe Moscati 7.

I partecipanti si presenteranno al desk di accoglienza dove verrà effettuato:

-       la misurazione della temperatura;

-       il ritiro dell’autocertificazione sanitaria (All. 4);

-       un primo controllo documentale per verificare il diritto all’accesso e la completezza della documentazione che dopo consentirà l’accredito da parte della Commissione Verifica Poteri (che si insedierà a partire dalle ore 11.00).

Dopo questo controllo preliminare gli ammessi a partecipare all’Assemblea verranno accompagnati presso la sala riservata alla Commissione Verifica Poteri, per ricevere l’accredito.

L’elettore al momento dell’accredito deve presentare contestualmente eventuali deleghe rilasciate da altre Società, in quanto non sarà possibile accedere alle operazioni di accredito una seconda volta.

Saranno previste due postazioni: una per i votanti e una per candidati e invitati.

Al momento dell’accredito sarà rilasciato un pass da indossare fino al termine dell’assemblea, differente tra votanti e non votanti.

[Pass grande per gli aventi diritto di voto nel quale è riportata l’indicazione della categoria di voto ed il numero di preferenze esprimibili; pass piccolo per gli altri.]

Verrà assegnato un numero progressivo, correlato all’orario dell’arrivo all’accredito, con l’indicazione della fila e del posto da occupare in sala (ad es. Fila 3, Posto 4).

Al fine di rendere più agevole il lavoro del personale, i partecipanti dovranno presentarsi con l’autocertificazione già compilata e firmata.

Durante tali operazioni, si ribadisce il rispetto della distanza interpersonale, dei percorsi segnalati e di non creare assembramenti. In caso al partecipante venga rilevata una temperatura superiore a 37.5°C verrà impedito l’accesso, verrà fatto allontanare per una decina di minuti e successivamente rilevata nuovamente la temperatura. Nel caso di conferma del rialzo febbrile, il soggetto non verrà fatto accedere all’area ed invitato a far ritorno con mezzi propri presso il proprio domicilio e a contattare il medico curante.

Al termine delle operazioni di verifica accesso/accredito, i partecipanti attenderanno di essere autorizzati ad accedere presso la Sala dell’Assemblea, che sarà aperta a partire dalle ore 13.30. I partecipanti alloggiati presso l’Hotel potranno effettuare le operazioni di check-in dopo aver ricevuto l’accredito. Per l’ammissione ai pasti degli ospiti non alloggiati verrà consegnato un ticket.

Assemblea

Nella Sala Assembleare i posti assegnati saranno indicati dal numero progressivo presente sul pass consegnato al momento dell’accredito. Il personale presente in Sala assisterà i partecipanti nel trovare il posto assegnato.

Il tavolo della Presidenza sarà dotato di un distributore di gel igienizzante per le mani a disposizione dei relatori. Inoltre si provvederà alla sanificazione del microfono (o alla protezione dello stesso attraverso capsule monouso), degli eventuali dispositivi ed attrezzature a disposizione dei relatori (tastiere, mouse, puntatori, ecc.) dopo ogni utilizzo.

Nel caso in cui, durante l’Assemblea, un partecipante dovesse sentirsi male o accusare sintomi influenzali, dovrà chiamare immediatamente il personale presente che lo condurrà presso un’apposita sala per ulteriori verifiche delle condizioni di salute.

Votazione

Lo speaker provvederà a chiamare i votanti e gli steward regoleranno l’accesso alle operazioni di voto.

Si dovrà rimanere al posto assegnato in Sala fino alla chiamata per la votazione e sarà permesso alzarsi solamente per il tempo strettamente necessario ad usufruire dei servizi di ristoro o igienici.

Verranno fornite penne ad uso personale e saranno previste postazioni per l’igienizzazione delle mani da effettuarsi prima e dopo la votazione.

Il personale provvederà alla periodica sanificazione delle superfici delle cabine elettorali.

Dopo le operazioni di voto, i delegati dovranno riprendere il posto assegnato e occupato precedentemente alla votazione.

Fine evento

A conclusione dell’evento i presenti in sala saranno inviatati a raggiungere l’uscita, secondo l’ordine della fila di seduta, evitando la formazione di assembramenti.

Si allegano:

-    Autodichiarazione editabile per il viaggio (All. 1);

-    Lettera del Presidente del CONI Giovanni Malagò del 4 novembre (All. 2);

-    Nota della del Dipartimento dello Sport della Presidenza del Consiglio dei Ministri del 4 novembre (All. 3);

-    Autocertificazione sanitaria (All.4) da consegnare già compilata al momento del controllo della temperatura.

Allegati:

All. 4 Autocertificazione Sanitaria e Privacy.pdf	[ ]	448 Kb
All. 1 modello_autodichiarazione_editabile_ottobre_2020.pdf	[ ]	407 Kb
All. 3 Risposta Dip. Sport su Assemblee elettive 4.11.2020.pdf	[ ]	44 Kb
All. 2 Nota Presidente Malagò 4 novembre 2020.pdf	[ ]	271 Kb
27^ Assemblea Nazionale FID - Indicazioni operative v3.pdf	[ ]	693 Kb